Vereinsbereiche
Hinweise zur Statistik in der BDMV
Die folgenden Ausführungen gelten nur für die Mitgliedsvereine der BDMV. Vereine aus dem DHV, dem DCV sowie die Vereine, die keinem Dachverband angehören, brauchen die nachfolgenden Hinweise nicht beachten.
WICHTIG: Innerhalb der BDMV benötigen Vereinsbereiche der Gattung Vereinsorchester auch eine Fachrichtung und Altersklasse.
Nur Vereinsbereiche mit der Gattung Vereinsorchester sowie Fachrichtung und Altersklasse werden in der Statistik korrekt gezählt. Bitte beachten Sie dabei auch, dass nur Vereinsbereiche gezählt werden, denen auch Mitglieder zugeordnet sind.
Hauptziel ist es, die aktiven Mitglieder, die die Vereine in den vielfältigen Bildungsangeboten innerhalb des Vereins als auch in den Kooperationen mit den Kindergärten, Schulen und Musikschulen ausbilden, bedarfsgerechter zu erfassen. In der bisherigen Statistik wurden diese zu wenig bzw. überhaupt nicht berücksichtigt. Auf Verbandsseite fehlten damit wichtige zahlenmäßige Argumente gegenüber der Politik, Wirtschaft und öffentlichen Institutionen sowie bei den Fördergebern auf kommunaler Ebene und bei den Ministerien auf Landes- und Bundesebene.
Diese neue Statistik eröffnet einige neue Möglichkeiten in der Personenverwaltung, erfordert aber auch Änderungen bei der Arbeit mit dem Vereinsprogramm, die im Folgenden beschrieben werden:
1. Alle aktiven Mitglieder müssen namentlich erfasst werden
Mit der neuen Statistik ergibt sich ab der Version 2011 die Notwendigkeit, dass alle aktiven Mitglieder namentlich erfasst werden müssen. Insbesondere ist es ab jetzt nötig, alle Mitglieder, die in den Kooperationen tätig sind (Bläserklassen, musikalische Früherziehung im Kindergarten usw.), ebenfalls namentlich im Programm zu führen.
Die Regelungen, welche aktiven Mitglieder einer Beitragspflicht unterliegen, sind innerhalb der Landesverbände unterschiedlich und dort jeweils zu erfragen. Mit der namentlichen Erfassung aller aktiven Mitglieder, insbesondere bei Kindern und Jugendlichen, muss nicht zwangsläufig eine Beitragspflicht verbunden sein.
Die namentliche Erfassung aller aktiven Mitglieder hat auch für die Vereine große praktische Vorteile, z.B. hinsichtlich der Erreichbarkeit via Rundschreiben, E-Mails oder per Newsletter oder der Möglichkeit zur Verwaltung von Ausleih- und Ausbildungsgebühren. Darüber hinaus ist auch meistens aus versicherungstechnischen Gründen sowie zur Beantragung kommunaler Fördermittel eine namentliche Dokumentation ohnehin unumgänglich.
2. Jedem aktiven Mitglied muss ein Vereinsbereich zugeordnet werden
Die neue Statistik bedingt, jedes aktive Mitglied einem Vereinsbereich zuzuordnen. Die bisherige Wahlmöglichkeit, diese Zuordnung wegzulassen, entfällt mit der Version 2011. Bei den meisten Vereinen ist die Zuordnung bereits vorhanden. Die Vereine, die diese Zuordnung bisher nicht vorgenommen haben, müssen diese nun nachholen.
3. Jeder Vereinsbereich kann aufgenommen und umbenannt werden
Die bisher bereits verwendeten Vereinsbereiche (z.B. Stammorchester) bleiben erhalten, können aber nun beliebig umbenannt (z.B. in Musikkapelle) werden.
Darüber hinaus können nun auch beliebig neue Vereinsbereiche im bisher gesperrten Nummernbereich unterhalb der Nummer 1000 angelegt werden. Damit wächst die Flexibilität in der Verwendung und Anlage von Vereinsbereichen.
4. Jeder Vereinsbereich benötigt eine Gattung, eine Orchesterart, eine Fachrichtung und eine Altersklasse.
Jedem Vereinsbereich muss eine Gattung (z.B. Vereinsorchester, Schule, Musikschule, Kindergarten) zugeordnet werden. Die möglichen Gattungen wurden seitens der BDMV standardisiert und sind fix vorgegeben. Die Zuordnung erfolgt unter "Einstellungen / Voreinstellungen / Vereinsbereiche". Vom Programm wird überwacht, dass diese Zuordnung beim ersten Start der Version 2011 erfolgt.
Weitere Hinweise:
Ab Nr. 1000 können Sie Ihre eigenen Vereinsbereiche bzw. Abteilung eintragen und in der Personenverwaltung jedem Mitglied den jeweiligen Bereich zuordnen. So ist Ihnen in der Abfrage die Möglichkeit gegeben Listen vorzubereiten, die Ihnen eine Mitgliederliste z.B. geordnet nach Namen und Vereinsbereich erstellt (siehe vorgefertigte Dokumente im Reporter).
Geben Sie in der Spalte "Nr." eine laufende Nr. größer 1000 ein, drücken Sie dann bitte die Tab-Taste, jetzt tragen Sie in der Spalte "Bereich" Ihren Vereinsbereich ein.
Für einen neuen Eintrag benutzen Sie bitte den Plus-Schalter oder gehen Sie mit der Tab-Taste zur nächsten Zeile. Zum Löschen eines Eintrags benutzen Sie bitte den Minus-Schalter. Setzen Sie aber vorher den Cursor in die Zeile des zu löschenden Eintrags.
Sie können auch Gruppen für bestimmte Bereiche bilden. Sinnvoll wäre es z.B. Jugendkapelle und Schülerkapelle zum Nachwuchsbereich zusammenzufassen, um dann im Reporter für den Elternabend des Nachwuchses Einladungen zu entwerfen und zu verschicken.
Die Gruppen fassen Sie wie folgt zusammen: Setzen Sie den Cursor in die Zeile des Bereiches, der zusammengefasst werden soll. Betätigen Sie den Schalter "Gruppe ändern", schreiben Sie den Gruppenbegriff ein und OK. Wiederholen Sie diesen Vorgang beim nächsten Bereich.