Organisation einer Vereinsbuchhaltung
Nachfolgend sehen Sie ein Vorschlag zur Organisation einer Vereinsbuchhaltung für gemeinnützige Vereine, die nicht bilanzierungspflichtig sind.
Diese Vereine sind zu einer Einnahme- Überschussberechnung nach §4 Abs. 3 des EStG verpflichtet.
Grundsätze
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die Abrechnung erfolgt nur nach dem Geldfluss (d. h. Rechnungen werden erst gebucht, nach dem die Geldbewegung auf dem Kontoauszug erscheint.)
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gewährte oder in Anspruch genommen Boni (Skonto o. ä.) werden nicht gebucht!
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falls Ihr Verein nicht umsatzsteuerpflichtig ist, wird auch keine Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer gebucht.
Arbeitsablauf
Folgender Arbeitsablauf wird vorgeschlagen:
Buchen Sie die Belege direkt vom Kontoauszug der Bank.
Beim Buchen wird automatisch eine Belegnummer vom Programm vergeben. Notieren Sie diese Belegnummer sowohl auf dem Kontoauszug als auch auf dem (Rechnungs-) Beleg.
Legen Sie die Belege in einem Ordner in der (umgekehrten) Reihenfolge der Buchungen ab.
Falls Sie eine Rechnung (z. B. die eines Lieferanten) suchen, starten Sie das Vereinsbuchhaltungsprogramm und suchen sie die Belegnummer mit dem Programmteil:
Buchen / Belege suchen / ansehen
Hier können Sie direkt nach beliebigen Kriterien (z. B. den Namen des Lieferanten o. ä.) suchen. Die so ermittelte Belegnummer hilft Ihnen jetzt beim schnellen Aufsuchen des Originalbelegs.
Kassenprüfung
Die Kassenprüfung sollte vom Buchungsjournal und von den Kontoauszügen der Bank erfolgen. Hier können Sie die Bruttobeträge und die Kontostände leicht ersehen.
Benutzen Sie nicht die Kontoauszüge des Buchhaltungsprogramms, da hier nur die Nettobeträge (bei umsatzsteuerpflichtigen Vereinen) ersichtlich sind.
Achten Sie auf lückenklos fortlaufende Belegnummern. Überprüfen Sie, ob die Geldtransferkonten am Jahresanfang und -ende den Saldo 0,- ausweisen. Die Salden der Finanzkonten müssen mit den Angaben der Banken übereinstimmen.
Mehrere Finanzkonten
Bei Umbuchungen zwischen zwei Finanzkonten (z. B. Überweisung Girokonto zum Sparbuch oder Barauszahlung Girokonto Handkasse) gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten. Falls Sie mehrere Girokonten haben, zwischen denen oft Geld fliesst, empfehlen wir die zweite Variante.
Diese Erläuterungen gelten nur für die Geldbewegungen zwischen Finanzkonten.
Normale Ein- und Ausgaben werden hiervon nicht betroffen.
1. direktes Buchen
Sie können die Geldbewegung direkt auf das Konto buchen. Dabei müssen Sie darauf achten, dass diese Buchung nur einmal durchgeführt wird.
Beispiel: Barauszahlung von 200,- € vom Girokonto:
Auf dem Kontoauszug der Bank erscheint die Bewegung:
Barauszahlung 200,- € Soll (zu Ihren Lasten)
Diesen Vorgang buchen Sie im Vereinsbuchhaltungsprogramm
von Konto 1200 Girokonto
Buchungstext Barauszahlung
Betrag -200,- €
an Konto 1000 Handkasse
Damit ist dieser Vorgang abgeschlossen. Der Saldo von beiden Konten (Giro und Handkasse) ist bereits korrekt.
Wenn Sie jetzt die Belege der Handkasse buchen, müssen Sie darauf achten, dass Sie diese Barauszahlung nicht erneut buchen.
2. Buchen über Transferkonten
Bei der zweiten Variante werden die Geldbewegungen nicht direkt auf das Zielkonto gebucht. Als Ziel wird stattdessen ein Hilfskonto benutzt. Dabei muss zwar eine zusätzliche Buchung durchgeführt werden, dafür ist aber bei jedem Kontoauszug (bzw. Handkassenbericht) für jede Geldbewegung eine Buchung vorhanden.
Falls Sie mehrere Girokonten besitzen, empfehlen wird auf jeden Fall die zweite Methode.
Beispiel: Barauszahlung von 200,- € vom Girokonto:
Auf dem Kontoauszug der Bank erscheint die Bewegung:
Barauszahlung 200,- € Soll (zu Ihren Lasten)
Diesen Vorgang buchen Sie im Vereinsbuchhaltungsprogramm
von Konto 1200 Girokonto
Buchungstext Barauszahlung
Betrag -200,- €
an Konto 1444 Transferkonto
Damit ist der Betrag vom Girokonto abgebucht. Der Saldo der Handkasse ist jedoch noch unverändert.
Um diesen Betrag in die Handkasse zu bekommen ist eine weitere Buchung notwendig:
von Konto 1000 Handkasse
Buchungstext Barauszahlung
Betrag 200,- €
an Konto 1444 Transferkonto
Nun erscheint dieser Betrag auch in der Handkasse.
Besonders sinnvoll ist dieses Verfahren bei mehreren Girokonten (auch Sparbücher, Festgeld o. ä.), da hier die Bewegungen auf beiden Kontoauszügen der Bank erscheinen und diese so lückenlos erfasst werden können.