Import von Textdateien

Für den Fall, dass Sie sich für die Nummer entschieden haben, heißt das Feld für den Import:

Adressanrede (Nr).Nummer

Für den Fall, dass Sie den Klartext eingetragen haben, benutzen Sie bitte das Feld

Adressanrede (Nr).Adressanrede

Beide Feldnamen finden Sie im rechten Fenster des Import-Programmteils.

Diese Vorgehensweise ist bei den anderen Feldern, die den Zusatz "(Nr)" im Feldnamen tragen, analog.

2. Untertabellen

Tabellen, bei denen mehrere Werte eingetragen werden können, werden durch mehrmaliges Auftreten der Felder in der Textdatei importiert:

Nehmen wir z. B. die Telefoneintragungen der Personen. Jede Person kann mehrere Telefonnummern haben. In Ihrer Textdatei müssen Sie die maximale Anzahl der Telefonnummern hinterlegen, auch wenn diese nur bei wenige Personen eingetragen sind.

1	Regina	Müller	03641 / 890644	privat			03641 / 890688	geschäftlich
2	Fred	Heinrich					03641 / 223344	geschäftlich
3	Udo	Hansen	0351 / 332211	privat	03641 / 555666	privat Fax

Für die Textdatei (Tabelle)- siehe Reporter "Vorgefertigte Dokumente /Handbuch / Hinweise zur Datenübernahme..." - müssten Sie folgende Felder (in genau dieser Reihenfolge!) im Import-Programmteil im linken Fenster anordnen:

Nummer

Vorname

Name

Telefone.Telefon

Telefone.Anschluss (Nr).Anschluss

Telefone.Telefon

Telefone.Anschluss (Nr).Anschluss

Telefone.Telefon

Telefone.Anschluss (Nr).Anschluss

Bitte achten Sie darauf, dass die Felder der Untertabellen immer in der gleiche Reihenfolge auftreten. Folgende Einstellung ist nicht erlaubt:

Telefone.Telefon

Telefone.Anschluss (Nr).Anschluss

Bei Fragen zum Import von Textdateien stehen wir Ihnen gerne telefonisch oder schriftlich - am besten per E-Mail - zur Verfügung.

Beispiel: Import von Noten

1. Für unser Beispiel besteht die Excel Datei Noten.xls aus einer Tabelle mit mehreren Spalten. Folgende Spalten sollen importiert werden

Nummer

Titel

Komponist

Bearbeiter

Verlag

Inventarnummer

Das Feld Nummer

Wenn Sie in der Textdatei das Feld "Nummer" (am besten als erstes Feld) importieren, darf diese Feld nur numerische Werte enthalten. Kein Wert darf doppelt vorkommen.

Sollte das Feld nicht mit importiert werden, wird die Nummer vom Programm intern automatisch fortlaufend vergeben.

2. Speichern Sie die Excel Datei als Text-Datei (Tabstopp-getrennt) ab.

Gehen Sie auf "Datei".

Wählen Sie "Speichern unter".

Klicken Sie auf "Durchsuchen".

Klicken Sie auf "Dateityp", um die Auswahl der Dateitypen zu öffnen.

Wählen Sie "Text (Tabstopp-getrennt)".

Klicken Sie auf

Wenn die folgende Meldung erscheint, kann diese direkt mit

bestätigt werden.

In dem Ordner, wo Ihre Excel-Datei liegt ist nun auch noch eine Textdatei abgespeichert.

WICHTIG: Schließen Sie nun Ihr Excel.

4. Gehen Sie nun im Vereinsprogramm auf Programme -> Datenaustausch -> Import von Textdateien -> Notenarchiv.

5. Fügen Sie jetzt die Felder aus der rechten Spalte "Verfügbare Felder" in die linke "Feldreihenfolge in der Textdatei" hinzu, die in Ihrer Textdatei enthalten sind. ACHTUNG: Die Reihenfolge muss die gleiche wie in der Excel (bzw. Text) Datei sein! (Siehe Schritt 1)