Hinweise zur neuen Statistik in der BDMV
Die folgenden Ausführungen gelten nur für die Mitgliedsvereine der BDMV. Vereine aus dem DHV, dem DCV sowie die Vereine, die keinem Dachverband angehören, brauchen die nachfolgenden Hinweise nicht beachten.
Mit der Version 2011 wird eine neue, detaillierte Statistik eingeführt, die den veränderten Rahmenbedingungen auf Vereins- und Verbandsebene Rechnung trägt. Die neue Statistik wurde auf Wunsch der Landesverbände in enger Zusammenarbeit mit dem BDMV-Fachbereich EDV erarbeitet.
Hauptziel ist es, die aktiven Mitglieder, die die Vereine in den vielfältigen Bildungsangeboten innerhalb des Vereines als auch in den Kooperationen mit den Kindergärten, Schulen und Musikschulen ausbilden, bedarfsgerechter zu erfassen. In der bisherigen Statistik wurden diese zu wenig bzw. überhaupt nicht berücksichtigt. Auf Verbandsseite fehlten damit wichtige zahlenmäßige Argumente gegenüber der Politik, Wirtschaft und öffentlichen Institutionen sowie bei den Fördergebern auf kommunaler Ebene und bei den Ministerien auf Landes- und Bundesebene.
Diese neue Statistik eröffnet einige neue Möglichkeiten in der Personenverwaltung, erfordert aber auch Änderungen bei der Arbeit mit dem Vereinsprogramm, die im Folgenden beschrieben werden:
1. Alle aktiven Mitglieder müssen namentlich erfasst werden
Mit der neuen Statistik ergibt sich ab der Version 2011 die Notwendigkeit, dass alle aktiven Mitglieder namentlich erfasst werden müssen. Insbesondere ist es ab jetzt nötig, alle Mitglieder, die in den Kooperationen tätig sind (Bläserklassen, musikalische Früherziehung im Kindergarten usw.), ebenfalls namentlich im Programm zu führen.
Die Regelungen, welche aktiven Mitglieder einer Beitragspflicht unterliegen, sind innerhalb der Landesverbände unterschiedlich und dort jeweils zu erfragen. Mit der namentlichen Erfassung aller aktiven Mitglieder, insbesondere bei Kindern und Jugendlichen, muss nicht zwangsläufig eine Beitragspflicht verbunden sein.
Die namentliche Erfassung aller aktiven Mitglieder hat auch für die Vereine große praktische Vorteile, z. B. hinsichtlich der Erreichbarkeit via Rundschreiben, E-Mails oder per Newsletter oder der Möglichkeit zur Verwaltung von Ausleih- und Ausbildungsgebühren. Darüber hinaus ist auch meistens aus versicherungstechnischen Gründen sowie zur Beantragung kommunaler Fördermittel eine namentliche Dokumentation ohnehin unumgänglich.
2. Jedem aktiven Mitglied muss ein Vereinsbereich zugeordnet werden
Die neue Statistik bedingt, jedes aktive Mitglied einem Vereinsbereich zuzuordnen. Die bisherige Wahlmöglichkeit, diese Zuordnung wegzulassen, entfällt mit der Version 2011. Bei den meisten Vereinen ist die Zuordnung bereits vorhanden. Die Vereine, die diese Zuordnung bisher nicht vorgenommen haben, müssen diese nun nachholen.
3. Jeder Vereinsbereich kann aufgenommen und umbenannt werden
Die bisher bereits verwendeten Vereinsbereiche (z.B. Stammorchester) bleiben erhalten, können aber nun beliebig umbenannt (z. B. in Musikkapelle) werden.
Darüber hinaus können nun auch beliebig neue Vereinsbereiche im bisher gesperrten Nummernbereich unterhalb der Nummer 1000 angelegt werden. Damit wächst die Flexibilität in der Verwendung und Anlage von Vereinsbereichen.
4. Jeder Vereinsbereich benötigt eine Gattung
Jedem Vereinsbereich muss eine Gattung (z. B. Vereinsorchester, Schule, Musikschule, Kindergarten) zugeordnet werden. Die möglichen Gattungen wurden seitens der BDMV standardisiert und sind fix vorgegeben. Die Zuordnung erfolgt unter "Einstellungen / Voreinstellungen / Vereinsbereiche". Vom Programm wird überwacht, dass diese Zuordnung beim ersten Start der Version 2011 erfolgt.