Jahresrechnungen
Hier stellen Sie Ihre Jahresrechnungen zusammen. Sie können diese Rubrik auch als Voreinstellungen Ihrer regelmäßig wiederkehrenden Rechnungslegung bezeichnen. Dieser Begriff ist sicherlich treffend, aber etwas umständlich ausgedrückt. Wir haben uns deshalb für den Überbegriff Jahresrechnungen entschieden.
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Bevor die Jahresrechnung erstellt werden kann, müssen folgende
Voraussetzungen erfüllt sein:
1. Ihre Mitgliedsvereine müssen statistisch erfasst sein, d.h. Sie müssen die rechnungsrelevanten Zahlen in "Vereine / Verbände" in "Statistik Mitglieder" eingegeben haben. Oder alle Ihre Vereine haben mit dem ComMusic-Programm oder einer Excelmeldung eine elektronische Meldung abgegeben. Siehe dazu auch Meldung einlesen .
2. In den Voreinstellungen sind die variablen Beiträge definiert (sofern Sie diese benötigen) und in "Vereine / Verbände" in "Statistik Mitglieder" den einzelnen Vereinen zugeordnet. Siehe dazu Voreinstellungen / Beitragsarten.
3. Im Reporter haben Sie den Verbandskopftbogen eingerichtet. Sie haben dabei zwei Möglichkeiten: entweder Eindrücke für vorgedruckte Kopfbogen oder im Reporter Verbandskopfbögen kreiren. Siehe dazu Kopfbogen erstellen.
Hinweise zur Gesamtrechnung mit unterschiedlichen Gesamtbeträgen bei den Vereinen (z.B. bei der Versicherung) finden Sie hier.
Klicken Sie in die Spalten und über F1 erhalten Sie Hilfestellung beim Ausfüllen.
Spalten der Tabelle
Datenbankfelder
In der Spalte Datenbankfeld sind alle statistischen Felder vorhanden, die Sie für eine Rechnungslegung benötigen.
Sollten dennoch Felder fehlen, so können Sie die Felder mit der Bezeichung Anzahl0 bis Anzahl9 und Betrag0 bis Betrag benutzen. Dabei stehen die Felder Anzahl0 bis Anzahl9 für einfache Zahlenfelder und die Felder Betrag0 bis Betrag9 für Währungsfelder.
Landesverbände, die an Kreisverbände Jahresrechnungen stellen, müssen die Felder heraussuchen, die mit der Silbe "Sum" beginnen. In diesen Feldern sind neben den Einzelmitgliedern der Kreisverbände auch alle beitragspflichtigen Mitglieder der Vereine summiert. In den anderen Feldern sind „nur“ die beitragspflichtigen Mitglieder der Vereine enthalten.
Suchen Sie sich die Felder heraus, die lt. Ihrer Beitragsordnung für Rechnungslegungen herangezogen werden. In der Spalte "Anzahl" erscheinen dann automatisch die Zahlen, die in den statistischen Feldern in "Vereine / Verbände" unter "Mitglieder Statistik" eingelesen oder eingetragen wurden.
Ein seltener Fall:
Wenn bei Musikverbänden der Landesverband von seinen Kreisverbänden die GEMA-Gebühr per Rechnung anfordert, müssen Sie in der Spalte „Datenbankfeld“ in einer Zeile Ihrer Wahl das Feld „GEMA normal“ und in die nächste Zeile „GEMA ermäßigt“ heraussuchen und einstellen. In der Spalte „Beitragsauswahl“ stellen Sie nur in der Zeile „GEMA normal“ „GEMA“ ein. Nach Betätigung des Schalters „Aktualisieren“ sollte in der Zeile „GEMA normal“ und GEMA ermäßigt“ in der Spalte „Anzahl“ die entsprechenden Werte aus der Datenbank erscheinen. Auch in der Spalte „Einzelbetrag“ erscheint in der Zeile „GEMA normal“ der Betrag aus den „Voreinstellungen/Beitragsarten“.
In der Zeile „GEMA ermäßigt“ haben Sie in der Spalte „Beitragsauswahl“ NICHTS eingestellt. Tragen Sie nun in die Spalte „Einzelbetrag“ den ermäßigten Betrag (z.B. 3,03 € aus den „Voreinstellungen/Beitragsarten“) ein. Nach Betätigung des Schalters „Aktualisieren“ werden nun auch korrekt, die ermäßigten Beträge vom Programm ausgerechnet.
Anzahl
In dieser Spalte erscheinen dann automatisch die Zahlen, die in den statistischen Feldern in "Vereine / Verbände" unter "Mitglieder Statistik" eingelesen oder eingetragen wurden.
Diese Zahlen können auch editiert werden, so dass hier für den betreffenden Verein noch Veränderungen vorgenommen werden können. Die Zahlen ändern sich nicht in der Statistik in "Vereine / Verbände" unter "Mitglieder Statistik".
Aber Achtung!
Die Zahlen folgender Felder ändern sich auch in der Statistik in "Vereine / Verbände" unter "Mitglieder Statistik":
GEMA-Pflichtige
Beitragsfreie
Fördernde versichert
Anzahl Zeitungen
Position
Hier tragen Sie einfachen Text ein, der auch auf der Rechnung erscheinen soll.
Beispiele:
Mitgliedsbeitrag 2015
GEMA - Beitrag 2015
Jahresbeitrag 2015
Haft- und Unfallversicherung 2015
Beitragsauswahl
Hier werden keine Einstellungen für Versicherungsbeiträge vorgenommen, wenn Sie eine Gesamtrechnung mit unterschiedlichen Gesamtbeiträgen für die Vereine vom übergeordneten Verband erhalten (Das ist der Normalfall !).
Ansonsten tragen Sie hier "Versichern" ein und in der Spalte "Einzelbetrag" sollten jetzt die in "Voreinstellungen" "Beitragsarten" und dort in der Tabelle "Variabler Beitrag 2" eingetragener Beitrag erscheinen. Dieser wird dann mit den Angaben in der Spalte "Anzahl" multipliziert. Die Summe erscheint in der Spalte "Gesamtbetrag". Evtl müssen Sie den Schalter "Aktualisieren" betätigen.
Einzelbetrag
Hier erscheint automatisch der in der Tabelle "Variabler Beitrag 2" in Beitragsarten" der "Voreinstellungen" eingetragener Beitrag. Vorausgesetzt Sie haben in der Spalte "Beitragsauswahl" einen variablen Beitrag eingetragen.
Stellen Sie in der Spalte "Beitragsauswahl" nichts ein, wenn Sie in die Spalte "Einzelbetrag" etwas eintragen wollen.
Erst dann können Sie in die Spalte "Einzelbetrag" z.B. den von der Versicherung geforderten Versicherungsbeitrag des jeweiligen Vereins eintragen.
Wenn Sie eine Gesamtrechnung von Ihrer Versicherung erhalten und jeder Mitgliedsverein unterschiedliche Versicherungsbeiträge in Rechnung gestellt bekommt, dann dürfen Sie die Tabelle "Variabler Beitrag 2" "Beitragsarten" in "Voreinstellungen" NICHT benutzen.
Gesamtbetrag
Hier wird der Gesamtbetrag aus Anzahl*Einzelbetrag berechnet. Betätigen Sie evtl. den Schalter "Aktualisieren", wenn in dieser Spalte keine Summen gebildet werden.