Hinweise zur elektronischen Meldung vom Verein zum Verband
Bei der elektronischen Meldung werden bestimmte Angaben Ihres Vereins und den dazugehörigen Personen EDV gerecht an den übergeordneten Kreisverband übermittelt.
Alle Daten werden verschlüsselt und komprimiert, sodass die Dateien auf dem Weg zum Verband sicher vor dem Zugriff Anderer sind. Die Meldedateien im ComMusic-Format können nur von Verbänden geöffnet werden, die in der Verbandshierachie oberhalb des eigenen Vereins bzw. Verbands liegen. Es so z.B. nicht möglich, dass eine Meldung eines Vereins im benachbarten bzw. fremden Kreisverband gelesen werden kann.
Vor dem Einlesen einer Meldedatei muss der Verband den Datenschutzbestimmungen zustimmen und gibt damit sein Einverständnis, dass die Daten NIEMALS(!) zweckentfremdet werden dürfen.
Welche Angaben übertragen werden, liegt in der Verantwortung der Landesverbände und wurden mit diesen inhaltlich über die EDV-Beauftragten abgestimmt. Änderungen an der Vorgehensweise der Meldung sind nur in Abstimmung mit allen Landes-EDV-Beauftragten möglich.
Im Verband werden diese Daten für administrative Aufgaben sowie für die Beschaffung von Fördermitteln dringend benötigt. Insbesondere sollten Sie darauf achten, dass die Mitglieder in den Kooperationen (Kindergarten/Vorschule/Schule/Musikschule) usw. namentlich erfasst sind. Weitere Hinweise zu diesem Thema finden Sie im Dokument:
Vorgefertigte Dokumente / Handbuch / 13. Hinweise zur neuen Statistik in der BDMV
1. Folgende Angaben des eigenen Vereins werden übergeben
Allgemeine Angaben:
· Meldungsjahrgang (nach Eingabe des Meldejahres über die Funktion „Verbandsmeldung erstellen“)
· Programmname (z. B. ComMusic) und Versionsnummer (z. B. 2011), mit welchem die Verbandsmeldung erstellt wurde
Register „Anschrift“
· Verbandsnummer
· Name des Vereins (Feld Verein/Verband)
· Kurzname
· Vereinsort
· Vereinsanschrift, bestehend aus angegebenen Person samt Straße, PLZ und Ort
· Zahlungsart für die Verbandsmeldung
· Bankverbindung (falls nicht gewünscht leer lassen)
· Internet-Adresse / Homepage des Vereins
· Vereinsart
· Selbsteinschätzung
· Gründungsdatum
· Gemeinnützig bis
· Rechtsform
· Vereinsheim
· Landkreis
· Regierungsbezirk
Register „Statistik“
· GEMA-Beitrag
· Versicherung
· Alle Statistikfelder des Vereins und der Gattungen werden in der Summe übermittelt.
Register „Telefon/Fax/Email“
· Alle Telefonnummern des eigenen Vereins werden übermittelt.
2. Welche Personen werden namentlich übermittelt
Register „Status“
Falls der Schalter "Verband nicht melden" eingeschaltet ist, wird diese Person nicht übertragen, auch wenn eine der nachfolgenden Kriterien zutreffen sollte.
Alle Personen, bei denen der Schalter "Versichert" eingeschaltet ist, werden übertragen.
Es werden alle Mitglieder, die am Stichtag aktiv sind, übertragen.
Register „Funktionen“
Des weiteren werden alle Funktionsträger mit einer Funktionsnummer unter 1000, die zum Tagesdatum der Meldungserstellung gültig ist, gemeldet.
Die Regelung bei den Funktionsträgern hat folgenden praktischen Grund:
In vielen Vereinen findet die Jahreshauptversammlung am Anfang des Jahres statt. Oft werden dort auch Änderungen in der Vorstandschaft beschlossen. Damit bei der Meldung kein veralteter Vorstand übertragen wird, werden die Funktionsträger nach dem aktuellen Tagesdatum der Generierung der Bestandsmeldung ermittelt.
Durch diese Vorgehensweise sind außerdem "Änderungsmeldungen" an den Verband im Laufe des Jahres möglich.
Es wird überprüft, ob folgende Funktionen in der Meldung vorhanden sind:
Nr. Funktion
1 1. Vorsitzende(r)
9 Schriftführer(in)
13 Kassierer(in)
17 Dirigent(in)
21 EDV-Beauftragte(r)
30 Medienreferent(in)
101 Jugendvorsitzende(r)
Ist eine oder mehrere von diesen Funktionen nicht vorhanden, wird eine Warnung angezeigt, da es sich hierbei um "verbandsrelevante" Funktionen handelt.
Welche Daten der namentlich gemeldeten Personen werden übertragen:
Register „Anschrift“
· Titel
· Name
· Vorname
· Straße/Postfach
· PLZ
· Ort
· Geburtsdatum
· Geschlecht
Register „Status“
· Verbandsbeitrag
· In Ausbildung
· Versichert
· GEMA frei
Register „Instrumente/Förderung“
· das erste Instrument
Hinweis:
Die Anschrift (Felder Straße/Postfach, PLZ, Ort) wird nur gemeldet, falls es sich um einen Funktionsträger handelt oder der Schalter "ohne Anschrift melden" ausgeschaltet ist:
Das Geburtsdatum wird nur vollständig gemeldet, falls es sich um einen Funktionsträger handelt oder der Schalter "nur Geburtsjahr melden" ausgeschaltet ist. In allen anderen Fällen wird der 1.1. des Geburtsjahres gemeldet, da dieses Datum zur Ermittlung des korrekten Alters für statistische Zwecke ausreicht. Hinweis: In manchen Verbänden existiert der Schalter "nur Geburtsjahr melden" nicht. In diesem Fall wird immer das vollständige Geburtsdatum gemeldet.
Aus folgenden Untertabellen werden alle Eintragungen übertragen:
Status
Qualifikationen
Funktionen - falls Nummer unter 1000
Ehrungen - falls Nummer unter 1000
Die Telefon-, Faxnummern und E-Mail-Adressen werden entsprechend der Einstellungen in der Spalte "Weitergabe" übertragen.
Ist in der Spalte "Weitergabe" nichts eingetragen, wird die Telefonnummer, Faxnummer oder E-Mail-Adresse übertragen.
Alle Bereichseintragungen werden übermittelt. Zu jedem Bereich wird die zugehörige Gattung übertragen.
Wie errechnen sich die GEMA-Pflichtigen Mitglieder
Die Mitglieder, die zum Stichtag aktiv und mindestens 18 Jahre sind und bei denen der Schalter "GEMA-Frei" ausgeschaltet ist, zählen als GEMA-Pflichtige.